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HR COLUMN

人事向けコラム

2019.11.01

その他

いろいろなメリットがある! 勤怠管理システム導入のメリットや注意点


勤怠管理を手作業でおこなっているという企業がまだまだ多い一方で、勤怠管理システムを効率的に活用する企業も増えてきました。
 
働き方改革があちこちで叫ばれる中、従業員の労働時間の把握や労務環境の効率的な管理は急務となっています。こういった諸問題は、勤怠管理システムの導入によって解決できるケースも多いものです。
 
ここでは勤怠管理システムとはどういったものか、そのメリットや注意点について解説いたします。

勤怠管理システムとはどういったもの?

勤怠管理システムは、従業員の出退勤を一括管理できるシステムのことをいいます。
 
出退勤の記録というと、かつてはタイムカードを使用するのが一般的でした。しかし近年ではクラウドサービスの普及に伴い、手軽に導入できるクラウド型の勤怠管理システムが企業に浸透しつつあります。
 
勤怠管理システムの記録方法はさまざまです。出勤しPCにログインすることで勤怠管理ができるというシステムのほか、生体認証やICカード、スマホやQRコードを使って勤怠状況を記録するシステムもあります。

勤怠管理システムを導入するメリット

労務環境の管理に役立つ

タイムカードを使った手動の勤怠管理はどうしても集計の手間がかかり、勤怠状況やシフト作成がしにくいというデメリットがありました。勤怠管理システムを活用すれば、労働時間だけでなく残業時間や休暇の取得情報などを一目で把握できます。
 
残業時間の超過がないか、働きすぎている従業員がいないかなどをこまめにチェックできれば、労働環境の改善や適切な人員配置が可能となるのです。

業務効率化やコスト削減につながる

勤怠管理システムの導入には、業務効率化やコスト削減といったメリットもあります。システム上で勤怠管理ができれば、タイムカードやエクセルなどを使った集計作業が必要なくなるので、勤怠管理やシフト作成、給与計算に時間をかけずに済みます。
 
また、勤怠状況が把握できれば人件費の予測管理ができるようになり、コスト削減が可能です。もちろんタイムカードの購入や保管にかかる経費も削減できます。

不正打刻を防止できる

タイムカードを使った勤怠管理は、意図的に時間をずらした打刻やなりすましといった不正のリスクもありうるものです。勤怠管理を一括システム化することには、こういった不正打刻を防止できるというメリットもあります。

勤怠管理システムを導入する上での注意点

勤怠管理システムを導入するにあたっては、従業員にシステムの使用方法を周知しなければなりません。従業員が多い企業や勤務地が複数ある企業、社内の制度がイレギュラーな場合などには周知に時間がかかる可能性も考えられます。
 
また、システムの導入作業に手間がかかったり、軌道に乗るまでにトラブルが起きたりする可能性も考えて、柔軟に対処することが大切です。
 

企業が勤怠管理システムを導入することにはさまざまなメリットがあります。
 
市場には数多くの勤怠管理システムが存在します。システムが自社のスタイルに合っているか、すべての従業員にとって使いやすいかをチェックした上で、最適なものを選定してみましょう。

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