業務効率化のために実践したい！　「PDCAサイクル」のポイント

日々の仕事の効率をアップさせるための考え方として、PDCAサイクルの考え方を導入するビジネスパーソンは少なくありません。

 

PDCAサイクルは業務効率をアップさせる方法として1990年代後半頃に提唱されました。しかし、ビジネスの場でPDCAサイクルを活用しきれていない例もまだまだあるのが実情です。

 
そこでこの記事では、PDCAサイクルを最大限に活用するためのポイントについて解説いたします。

まずはPDCAサイクルの方法を理解しよう

PDCAサイクルというのは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の4つの頭文字を取ったもの。計画から改善までの4段階を1つのサイクルとして考えます。
 
PDCAサイクルのPにあたるPlanとは、目標設定や計画作成を指します。まずは目の前の問題を深く理解し、情報を集め、どういった解決策を選ぶのが理想的かを考えながら計画を立てていきましょう。
 
PDCAサイクルのDにあたるDoは実行段階のことです。Planを念頭に置き、目標や計画の実行を目指します。Planに完全に沿わなくても問題はないので、最適な方法を選びながら実行していきましょう。
 
PDCAサイクルのCにあたるCheckは評価段階です。PlanとDoを比較し、サイクルがうまくいっているか否かを冷静に分析します。
 
PDCAサイクルのAにあたるActionは業務改善段階にあたります。Checkの結果を元に問題点や改善点を挙げ、業務の改善を目指しましょう。

 
PDCAサイクルはAで止めてしまうのではなく、さらにPlanへと循環させ、途切れることなくサイクルを回すことが大切です。

PDCAサイクルの具体的な実践方法

PDCAサイクルは、日々のあらゆる業務に導入できます。

 
例えば営業件数をアップさせるために現状を客観的に分析し、計画を立てていきます。次に計画のとおりに電話やメール、訪問による営業をかけ、その日のうちに業務の振り返りや次回以降の改善点を挙げていくのです。

 
営業が成功したパターンだけでなく、電話をかける時間を工夫するなど改善点を次の計画に活かすことが、PDCAサイクルを循環させるポイントです。

PDCAサイクルが機能しない場合の対処法

PDCAサイクルを意識しているにもかかわらず業務効率が改善しない場合、その過程でなんらかの失敗が起きているということになります。

 
例えば具体的な計画が立てられていなかったり、チェック段階で分析ができていなかったりと、その原因はさまざまです。Actionを次のPlanへ循環できないパターンもしばしば起こります。こういった点を意識してPDCAサイクルをどんどん回すようにすることが、効率アップのポイントです。

 

 

仕事をしていく上では、どういった状況であっても何かしらの改善余地があるものです。業務内容を可視化し、改善点を具体的に挙げることで作業効率をアップさせるのがPDCAサイクルを活用するポイントといえます。

 
PDCAサイクルの考え方は日々のあらゆる業務に適用できるので、業務の効率化が実現できていないと感じている方はぜひ導入してみましょう。