採用通知の電話をかける際に気を付けたいこと

採用活動で応募者の採用が決まったら、速やかに採用通知をおこなう必要があります。採用通知の方法には電話やメール、書面などさまざまな方法がありますが、基本的には電話連絡がもっとも重要と考えてよいでしょう。
 
そこで今回は、採用通知の電話をかける際に押さえておきたいポイントをご紹介します。

採用通知の電話を掛ける際のポイントは？

採用通知の電話では、分かりやすく良い印象を持ってもらうことを心掛けるのが大切です。そのためには次のポイントを押さえておきましょう。

社名と電話口の担当者名をハッキリと伝える

電話の冒頭では適切な声量で、社名と電話担当者の名前をゆっくり、ハッキリと伝えます。早口で話されると聞き取りづらくなりますので気を付けましょう。

通話できる状態か確認してから会話を続ける

採用連絡の電話をかけるときは、本題に入る前に「ただいまお時間よろしいでしょうか？」と通話ができる状態かを確認してから話すようにしましょう。応募者側の都合が悪い場合は、都合のよい時間を聞き出し、改めて電話をかけます。

応募に対するお礼を述べる

採用活動では、応募者にとって自企業は「応募先のうちの1つである」という認識を持つことが大切です。そのため、採用通知でも「この度は当社の採用選考へお越しいただき誠にありがとうございました」と、応募してくれたことに対するお礼の言葉を伝えましょう。

採用したことを伝え、意思確認をする

お礼のあとは本題に入り、採用の旨を伝えます。採用部署や規約形態を伝え、入社する意思があるかを確認します。入社意思があると判断したら、採用通知書の郵送や提出物、出勤時に必要なものなどについての通知をおこないましょう。

辞退の場合は理由を聞く

応募者から残念ながら辞退を申し出られた場合は、辞退理由を聞いておきましょう。ここで聞き出した理由を反省点として今後に活かすことで、より効果的な採用活動にすることができます。

入社までの流れやイベントの案内

採用通知の電話では雇用形態や初出勤日についても知らせておきましょう。また新卒採用で内定式やミーティングなどの予定が決まっている場合は、そちらについても知らせておきましょう。

問い合わせ先、締めの言葉を伝える

電話の最後では、不明点がある場合の問い合わせ先と締めの言葉を伝えましょう。応募者は採用・不採用の通知がくるまで緊張していることが多いもの。「○○様と共に働ける日を楽しみにお待ちしております」という旨を伝えることで、応募者が「歓迎されている」と感じられるようになります。

採用通知の電話を掛ける際に注意したい点は

採用通知の電話は、採用決定からなるべく早めに連絡をすることが重要です。
 
応募者は、面接から採用通知までに間が空けば空くほど不安になります。特に新卒採用の場合、企業への不信感や内定辞退につながることも少なくありません。実際のところ、複数社にエントリーしている人の中には「最初に採用通知をくれた企業に決めた」という方も多くみられます。
 
仮に採用通知を書面でおこなう場合でも、採用が決まり次第なるべく早い時期に採用通知の電話を入れることで応募者の不安感を減らすことができます。新卒採用の場合は最終面接から1～2週間以内、中途採用やアルバイト・パートであれば1～3日以内を目安に通知をおこなうようにしましょう。

採用通知の電話対応が採用活動を左右することもある！

 
採用競争が激化する昨今は、少しの対応の差が採用活動に影響を及ぼすことも珍しくありません。より多くの人材を獲得するためにも、採用担当者は応募者の心理状態を考慮して対応するよう心掛けましょう。

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