2021.03.12
採用
内定通知書と採用通知書の違いって？ それぞれの記載事項は？
選考の結果内定・採用が決まった求職者には、企業の人事から内定通知書や採用通知書を送付するのが一般的です。この2つには、どのような違いがあるのでしょうか？
そこで今回は、内定通知書と採用通知書の違いを解説するとともに、それぞれの記載事項についてもご説明します。
内定通知書と採用通知書はどう違う？
内定通知書と採用通知書は、細かな部分を見てみると異なる点があります。それぞれの性質の違いを知っておきましょう。
内定通知書とは
内定通知書は、内定者が“入社の意思”を示したうえで企業が内定決定した旨を知らせるために発行する書類です。新卒採用の場合は、卒業（修了）年度の10月1日以降になると正式通知を送付することができます。
採用通知書との違いは、「内定者の入社意思を確認したうえで発行するもの」という点です。内定通知書を発行することで「双方が合意して内定となった」という証拠となり、法的な拘束力も発生します。
ただし、内定通知書や採用通知書の発行には法的義務がなく、内定通知をメールや電話でおこなったり、入社まで間がない場合は省略したりするケースもあります。
採用通知書とは
採用通知書とは、「選考の結果、求職者を採用する」という企業の採用意思を伝える書類です。最終面接が終わって採用が決まり次第採用通知書を送付するのが一般的ですが、これは送付することで求職者の入社意欲を固める意味合いがあります。
企業によっては内定通知書と採用通知書を兼ねて送付するケースもあります。内定通知書との違いは、求職者側の入社意思に関わらず企業が発行するもの、という点でしょう。
採用通知書はあくまで企業側の意思を伝えるものなので、双方が労働契約を結んでいなくとも発行ができます。そのため、内定通知書と異なり、採用通知書には法的拘束力がありません。
内定通知書・採用通知書の記載事項は？
内定通知書と採用通知書の記載事項には、法的な決まりがありません。ただし慣例として以下のような事項を記載することが多いので、知っておくとよいでしょう。
- 日付、宛名、差出人名
- タイトル（内定通知書、採用通知書）
- 時候のあいさつ
- 本題（応募へのお礼、内定または採用が決まった旨）
- 同封書類について
- 書類の返送先、返送期限
- 今後のスケジュールについて（入社日等）
- 締めの挨拶
- 人事担当者の連絡先（メールアドレス、電話番号）
以上の項目は内定通知書・採用通知書ともに共通です。
なお、同封書類については「入社承諾書」と「身元保証書」、「労働条件通知書」、「返信用封筒」を同封するのが一般的です。
内定通知書に労働条件を記載する場合
労働条件通知書は内定通知書に同封するのが一般的ですが、企業によっては内定通知書に労働条件を記載することで労働条件通知とする場合もあります。
書面による労働条件の提示は法律で定められており、以下の必須事項を記載する必要があります。
- 労働契約期間
- 期間の定めのある労働契約を更新する際の基準
- 就業場所および従事すべき業務
- 始業・終業時刻、休憩時間、所定労働時間を超える労働の有無、休日・休暇等
- 賃金の決定、計算、支払い方法と時期、締め切り、昇給
- 退職に関する事項、解雇事由
（参考：https://www.startup-roudou.mhlw.go.jp/qa/zigyonushi/koyou/q4.html）
内定通知書・採用通知書で応募者の辞退を防ごう
内定通知書・採用通知書は応募してくれたお礼を伝えるとともに、今後の流れや提出書類などを知らせるうえで重要な役割を持っています。
また、応募者にとっては、面接後の採用連絡が早ければ早いほど安心感が持てます。近年はメールで内定通知や採用通知を送る企業も増えていますが、なるべく早いタイミングで送付することを心掛けましょう。
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