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HR COLUMN

人事向けコラム

2020.08.28

その他

「賃金台帳」にはどのような事柄を記載する? 法定の保存期間とは?


法定三帳簿の1つである「賃金台帳」は、従業員に支払った賃金に関する情報を記載した名簿です。この賃金台帳には記載する事項が決められているのですが、どのようなことを記載するのでしょうか。
 
今回は、賃金台帳とはどのようなものか、記載事項や、保存期間についてご紹介します。

賃金台帳に記載する事柄とは?

賃金台帳は労働基準法第108条によって記載事項が定められています。
実際に記載すべき事柄は以下の10種類です。
 
・従業員の氏名
・性別
・賃金の対象となる期間(賃金計算期間)
・労働日数
・労働時間数
・残業(時間外労働)の時間数
・休日労働時間数
・深夜労働時間数
・基本給、諸手当の種類や金額
・控除額(税金や保険料など)
 
賃金計算期間は、給与計算の締め日となる期間を記入します。例えば20日締めであれば○月21日~△月20日、というふうに記載すればOKです。
 
なお、項目は法律で決められていますが、決まった書式はありません。そのためExcel等で作成したり、市販の賃金台帳を利用して作成したりすればよいでしょう。社会保険労務士に依頼し作成してもらうこともできます。

賃金台帳の記載対象となるのは?

賃金台帳には「事業所で働いている従業員すべて」の賃金情報を記載する必要があります。法定三帳簿の1つ「労働者名簿」には、短期労働者(日雇い労働者など)は記載する必要がありませんが、賃金台帳の場合は全員が対象です。
 
ただし、雇用期間が1ヵ月に満たない労働者の場合は、賃金計算期間の項目を記載しなくても良いとされています。

賃金台帳の保存期間は?不備に対する罰則はある?

賃金台帳は労働基準法第109条により「従業員の給与を記載した日から3年間保存する」と決まっています。また、従業員が退職・解雇・死亡した場合は、そこから3年間の保存義務が発生します。
 
保存期間の決まりを破ってしまった場合や記載事項に不備があった場合は、労働基準監督署から是正勧告が送られます。是正勧告を受け取った場合は、正しい賃金台帳を是正期日までに用意するとともに、是正報告書を提出しなければならないという点に注意が必要です。
 
もし是正期日までに改善できないと、労働基準法第120条によって30万円以下の罰金を支払わなければならない場合もあります。日頃から不備がないよう確認するとともに、保存期間についてもチェックを欠かさないようにしましょう。

賃金台帳を給与明細で代用することはできる?

賃金台帳はよく給与明細と混同されがちですが、この2つは法的には異なるものです。給与明細に記載する項目は企業の任意で決められる一方、賃金台帳は法律で記載項目が決められているからです。
 
また、賃金台帳には基本給・各手当を種類別に分けて記載する必要があるなどの違いもあります。賃金台帳のつもりで給与明細を保管していても、代用することはできませんので注意しましょう。

賃金台帳は給与明細とは違うもの! 決まりを守って保管しよう


賃金台帳は法定三帳簿の1つであり、従業員を雇用するうえで作成と保管が義務となるものです。また、企業の労務が正しく管理できているかを示す重要なものでもあるため、正しく作成・保管することが重要だといえるでしょう。

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