不採用通知の書き方は？　送付時のポイントや注意点を紹介！

採用する人へ送る「採用通知」だけでなく、選考から漏れたことをお知らせする「不採用通知」についても丁寧に送るのが、人事採用担当者の大切な業務のひとつです。
 
しかし、不採用通知を送る際にどのような書き方をしたらよいかと悩まれる方もいらっしゃるのではないでしょうか。受け取る側としては残念なお知らせとなる不採用通知なだけに、企業のイメージを損なわないよう、できるだけ書き方や送り方には配慮したいものです。
 
そこで今回は、不採用通知の書き方や送る際のポイントについて、例文を交えてご紹介いたします。

不採用通知の書き方ポイント

「不採用」という言葉は使わない

応募者にとって「不採用」という言葉は、強く心に響きます。不採用通知では「不採用」という表現を用いず、「ご期待（ご希望）には添えない」というやんわりとした言葉を使うように配慮しましょう。

選考応募への感謝を伝える

不採用通知の文面には、選考に応募してくれたことへの感謝の気持ちを表す言葉を盛り込みましょう。応募には書類の作成をはじめとし、面接のために足を運ぶ時間など、手間や費用もかかっています。

不採用の理由は伝えない

不採用の理由について、応募者に知らせる必要はありません。どのような理由でも受け取った側は気分のいいものではなく、それについての質問が来るなどトラブルの元となる可能性があるからです。

配慮の言葉を添える

不採用となった方へ配慮の言葉を添えることで、企業の真摯な姿勢が伝わります。
「今後の成功をお祈りしています」などの言葉を文末に添えましょう。

不採用通知の例文

件名：【選考結果のご連絡】株式会社○○（社名）
 
△△　△△（応募者のフルネーム）様
 
お世話になっております。株式会社○○　人事採用担当□□です。
 
この度は、数ある企業の中から弊社にご応募いただき、誠にありがとうございました。
ご応募いただいた書類について慎重に選考しました結果、残念ながら今回はご期待に添えられない結果となりました。
誠に恐縮ではありますが、あしからずご了承下さるようお願い申し上げます。
 
なお、応募書類につきましては、弊社にて責任をもって破棄させていただきます。
 
末筆ではございますが、△△　△△様の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
 
株式会社○○　人事採用担当□□
電話：
メール：

不採用通知の送り方のポイントと注意点

1.できるだけ早く送る

応募者は複数の選考を受けていることが多いので、不採用通知はできるだけ早く、選考から1週間以内を目安に送りましょう。基本的にメールで送って問題ありません。

2. 選考結果通知とわかる件名にする

他のメールに埋もれてしまわないよう、件名は選考結果の通知だと明確にわかるものにしましょう。

3.応募書類の取り扱い

面接時に預かった選考書類についての取り扱いを明記しましょう。
返却する義務はありませんが、もし返却することになっている場合は、不採用通知のメール送信に「後ほど書類の返却方法についてご案内いたします」という文言を追加することで、応募者が安心して書類の返却を待てるようにしましょう。

4.丁寧な文面で伝える

不採用の通知であっても、丁寧な言葉遣いで伝えることが重要です。応募者に対して感謝の気持ちを示し、今後のキャリア形成に役立つアドバイスなどがあれば添えるとよいでしょう。

5個別の理由を明示しない

応募者が不採用になった理由は、採用基準をクリアしていないためであり、個別の理由を明示する必要はありません。ただし、採用基準に関する説明は行うべきです。

6希望者数が多い場合の対応

希望者数が多い場合は、一括送信で不採用通知を送ることも考えられますが、できるだけ個別にメールを送信するようにしましょう。また、一括送信の場合でも、個別の名前や応募職種を含めることで、メールの受信者が自分宛てのメールであることを明確に示すことが重要です。

7メールの文面を確認する

メールの文面は、誤字や脱字がないか、また、応募者の名前や職種が正しく記載されているかを確認しましょう。誤った情報を伝えることで、応募者に不快な思いをさせることにつながります。

8結びの言葉を入れる

最後に、応募者に対して感謝の気持ちを示す結びの言葉を入れることで、不採用通知でもあたたかみを感じられるようにしましょう。

まとめ

不採用通知の送り方については、できるだけ早く送信し、件名を明確にすること、応募書類の取り扱いを明記すること、丁寧な文面で伝えること、個別の理由を明示しないこと、希望者数が多い場合の対応にも気を配ること、メールの文面を確認し、結びの言葉を入れることが重要です。
 
これらのポイントと注意点を意識することで、応募者に対して丁寧かつ適切な不採用通知を送ることができます。

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