オンライン内定式のやり方やメリット、注意点などをご紹介！

新型コロナウイルスの感染拡大以降、内定式をオンライン化する企業も多くなりました。いわゆる「オンライン内定式」というものです。これまで内定式がオフライン（会場への直接参加）形式だった企業が、オンライン内定式に切り替えるにはどうすればよいのでしょうか。

ここではオンライン内定式を開催する流れやメリット、注意点などをまとめて解説します。

オンライン内定式のやり方は？　流れやツールについて

オンライン内定式は、文字通り内定式をオンライン開催することです。内容としては次のような流れが一般的で、会場開催の場合とほぼ変わりません。

・司会のあいさつ
・社長あいさつ
・内定者の自己紹介（または開催側からの紹介）
・先輩社員のメッセージ
・内定者から先輩への質疑応答
・人事部長から内定者へ向けた言葉
・閉会のあいさつ

内定者はWEB会議システムやLIVE配信などで内定式に参加します。WEB会議システムの場合は双方向でのビデオ通話が可能であり、ディスカッション等の交流もしやすいでしょう。

ただし参加人数が多くなると通信トラブルなどで流れが滞りやすくなるため、内定者が多数いる場合はLIVE配信式でおこなう企業もあります。LIVE配信の場合は内定者側にカメラの切り替えができませんので、一方向配信となります。

オンライン内定式のメリットや注意点は？

オンライン内定式を開催するとどのようなメリットがあるのでしょうか？　また、オンラインだからこその注意点もあります。それぞれをチェックしておきましょう。

感染予防に効果的

会場型の内定式はどうしても密な状態になりやすく、感染対策としてリソースを割く必要があります。またリアルタイムで対面するのと合わせて、公共交通機関での移動による感染リスクも否定できません。

しかしオンライン開催にしてしまえば、接触機会を減らせます。これにより新型コロナ等の感染リスクを抑えることができるのです。

会場費や交通費などのコスト減が実現する

オンライン内定式にスイッチすることで、大きな会場が必要なくなります。社長や人事部など最小限の人数で執り行うのであれば、会社内の会議室などを利用すれば事足りるでしょう。それに伴い会場のレンタル費や設営費、内定者への交通費といったコスト削減にもつながります。

オンライン内定式を開催するには内定者側の環境チェックが必須

オンライン内定式をおこなう上で把握しておきたいのが、内定者それぞれのネット環境・デバイスです。たとえば長時間のオンライン内定式になる場合、Wi-Fiなどの安定したネット環境がないと通信が途切れる可能性があります。また、モバイルデータ通信の場合は通信量制限に達してしまうと、低速でしかネットができなくなります。

オンライン内定式の開催が決まったあとは、内定者に自宅のネット環境やデバイスのスペックなどを確認しましょう。もし安定した通信ができないと判断した場合は、PCやタブレット、ポケットWi-Fiの貸与も検討する必要があります。

オンライン内定式ならではのメリットに注目してみよう

オンライン内定式には感染予防の観点だけではなく、会場手配の手間やコストを削減するメリットもあります。また、地方人材を採用する場合は内定者の移動負担を減らせるのも魅力的です。場所に縛られない働き方を推進する企業は、ぜひオンライン内定式の開催を検討してみましょう。

なお、オンライン内定式を開催する際は、ニーズに合わせて「ハイブリッド式」で実施するのも１つの方法です。内定者の中には「会場に直接参加したい」という人もいます。その場合はオンラインとオフラインを組み合わせることで、より多くの内定者が参加しやすい内定式ができるでしょう。

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